Många upplever att offentliga upphandlingar blir allt mer komplexa och komplicerade. Ett exempel är kemikalie­branschen inom VA-sektorn där leverantörerna nu tycker att möjligheterna att göra affärer som är bra både för kund och leverantör minskar.

Cirkulation samlade ett antal representanter från både kund och leverantörssidan till ett samtal på Cir­kulations redaktion i Örebro en solig marsmåndag. Det blev en spännande eftermiddag där båda sidor fick möjligheter att lära av varandra. De som deltog var:

• Bo Blixt, VD Feralco Nordic (fällnings­kemikalier).
• Gunnar Smith, marknadschef Kemira Kemi (fällningskemikalier och polymer).
• Magnus Mattsson, VD SNF Nordic (polymer).
• Kennet Bjurling, försäljningschef BASF (polymer).
• Lars Ferbe, avdelningschef vattenverket Örebro kommun.
• Göran Gunnarsson, upphandlare Öre­bro kommun.
• Niklas Gunnar, VA-chef Mälarenergi, Västerås.

Jag har tidigare intervjuat Bo Blixt, Feralco, om de här frågorna – intervjun publicerades i Cirkulation 2/11. Därför fick han inleda med hur han upplever situationen och om hur man diskuterat inom leverantörsorganisationen Varim.

– Det här är större än bara kemikalier. Det är inte bara inom vår sida som detta vuxit till ett problem utan det gäller även till exempel maskinentreprenörerna. Varim har arbetat med utvärderingsmodeller tidigare men nu har vi velat börja i andra änden och försökt skapa ett underlag för ett förfrågningsunderlag.

Jag ber Bo Blixt att utveckla sig lite mer om vilka problem det är som hans företag och branschen egentligen upplever.

– Varje lite större kommun skapar sitt eget förfrågningsunderlag. Var och en bygger sin egen agenda.

Kennet Bjurling, BASF, skjuter in en kommentar om att han upplever att de juridiska skrivningarna ofta är luddiga.

Magnus Mattson, SNF Nordic fortsätter:

– Framförallt när det gäller tredje-partsskada som leverantören ska stå för.

– När är det, är det till exempel om vår livsmedelsindustri i Västerås drabbas, undrar Niklas Gunnar, Mälarenergi.

– Tredje-part känns rätt främmande på fällningskemikalier. Lagstiftningsfrågan är ett komplext paket, det tycker vi också. Vår fråga är; hur köper vi rätt produkt? Och kemikalier är en rätt enkel produkt som vi kan testa och handla, menar Lars Ferbe, Örebro, och får medhåll av Niklas Gunnar.

– Det kan ju aldrig vara någon diskussion att man ska gå runt lagstiftningen men jag tror inte att lagarna skulle vara till hinder för ett enkelt förfrågningsunderlag, säger Bo Blixt.

– Upphandling har blivit mer och mer komplicerat. 1996 hade vi underlag på tre sidor, idag har vi underlag på 40 sidor. Det är olyckligt med det stigande antalet överprövningar av upphandlingar. På ett sätt blir det viktigare att köpa på rätt sätt än att köpa rätt produkt, säger upphandlaren Göran Gunnarsson, Örebro.

När det gäller längden på avtalen är alla vid bordet överens om att långa avtal egentligen är att föredra. Varje upphandling och anbudsgivning kostar tid och engagemang. Problem uppstår dock när priserna ska sättas i långa avtal. Lars Ferbe berättar att Örebro vid sin senaste kemikalieupphandling satte ett fast pris för ett halvår, sedan fanns utrymme för omförhandling av priset. Västerås har en liknande modell med omförhandling var tredje månad, skjuter Niklas Gunnar in.

– Men andra säger att det inte går att göra så med LOU och LUF, säger Magnus Mattson lite uppgivet.

– Det har blivit allt vanligare att man vill ha fem-sex-sju år där man vill koppla priset till konsumentprisindex, vilket inte är möjligt för oss, förklarar Gunnar Smith, Kemira Kemi.

– Vad styr egentligen era priser, frågar Niklas Gunnar leverantörerna.

Gunnar Smith börjar med att förklara att fällningskemikalierna styrs av priserna på de aluminium- och järnråvaror som används vid framställningen. De priserna följer olyckligt nog inte alltid de aluminium- och järnpriser som kan följas via allmänna index. Sedan har man också att ta hänsyn till priserna på svavelsyra och saltsyra som används för framställningen. Syrorna kan också variera kraftigt uppåt och nedåt i pris.

Magnus Mattsson:

– Polymer faller i stort tillbaka på oljepriserna men det är också flera andra parametrar som spelar in. Ett exempel är att samma råvaror som används till polymerer också används till syntetfibrer. Det gör att priserna även kan kopplas till bomullsmarknaden. Är bomullsskördarna svaga så går HM över till mer syntetmaterial i kläderna och då stiger priserna på råvarorna.

– Bara att skriva prisavtal på ett år är en stor risk, konstaterar Kennet Bjurling.

Bo Blixt:

– Det är det här som är problemet. Endera sidan kan komma ut som förlorare om priserna är låsta i långa avtal.

Sedan kommer frågan om hur man utvärderar och om det bara är priset som avgör. Lars Ferbe och Niklas Gunnar förklarar att man från användarsidan först och främst är intresserade av kvalitet. Inte minst i Örebro där man vid vattenverket har ett lite bökigt råvatten. Sedan värderar man även leverans och miljöparametrar.

– Det är komplext att sätta ihop kriterierna, konstaterar Niklas Gunnar.

– När man pratar branschspecifikt är det ju ni leverantörer som vet bäst. Ni kan komma en bit på vägen med era kunskaper om index. Floran av avtal är så stor. Branscherna har mycket att tillföra på sina respektive områden, säger Lars Ferbe.

– Jag tror nog att årsvisa förhandlingar är fördelaktigare än ett index, både för leverantör och kund, säger Gunnar Smith.

– Det håller jag med om men man måste ha ett underlag, säger Niklas Gun­nar.

Lars Ferbe understryker det Niklas Gun­nar säger:

– Det är inte helt enkelt, omförhandlingarna måste grundas på en fast bas.

Vi diskuterar lite om huruvida man kan kontrollera en leverantörs siffror om kostnadsökningar på råvarusidan mot andra leverantörer under löpande avtal.

– Om man har ett ramavtal får man väl förhandla med båda, undrar Gunnar Smith.

– Nej, det får man egentligen inte. Man måste ha en anropsordning eller göra en andra konkurrensutsättning mellan de avtalade företagen, säger Göran Gunnars­son och konstaterar lakoniskt att den här delen av lagstiftningen inom offentlig upphandling är en ren skrivbordsprodukt som inte alltid är lätt att anpassa till verkligheten.

Niklas Gunnar berättar om ett arbetssätt som Mälarenergi har på entreprenad­sidan. Där kan entreprenörerna registrera sig som kvalificerad leverantör och sedan använda den registreringen vid alla anbud. Det underlättar anbudsförfarandena för båda sidor då det redan finns grunduppgifter om företaget i Mälarenergis register. Möjligtvis höjer det ribban något för nya entreprenörer men har man en gång lagt ned arbetet på att registrera sig finns man i systemet.

Kemikalieleverantörerna runt bordet är också förvånade över att klausuler om vite vid leveransproblem kommer in i allt fler förfrågningar.

– Det är för att mota leverantörer som inte vill leverera på alla parametrar i andra branscher. Nollanbud är en stor fråga bland upphandlare, förklarar Göran Gunnarsson.

Svaret förvånar leverantörerna som aldrig hört talas om fenomenet.

– Där ser man vad det är viktigt med samtal och utbyte, konstaterar Bo Blixt.

Under samtalet dyker då och då frågan om branschorganisationernas ansvar upp. Bo Blixt menar att detta egentligen borde vara en fråga för två likställda branschorganisationer. Leverantörerna har Varim och kommunerna har Svenskt Vatten. Ett problem för den här frågan om upphandling av kemikalier verkar vara att de två branschorganisationerna ser sina uppdrag och sin inriktning på olika sätt. Varim har först och främst affärsnyttan för sina medlemmar att ta hänsyn till. Svenskt Vatten har ett bredare spektrum av uppgifter med ett stort engagemang som läggs ned inom till exempel lobbyarbete, utrednings- och remissarbete, information och benchmarking.

Kommunerna har ju även till exempel Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt Sveriges Offentliga Inköpare (SOI) att tillgå, som även de hanterar branschfrågor inom offentlig upphandling. Göran Gun­narsson berättar om hur man inom städbranschen gjort en modell för upphandling där man hittat en motpart i SOI. Men, som Lars Ferbe och Göran Gun­narsson sedan påpekar, är en fråga som kemikalieupphandling i VA-branschen så oerhört liten i de sammanhangen.

– Leverantörerna inom Varim kan mycket väl göra förslag till förfrågningsunderlag som vi kan ha som bas och sedan lägga till det som vi tycker lagstiftningen kräver, säger Lars Ferbe.

Jag undrar vad det skulle kunna leda till för konsekvenser om man inte kan få bättre fungerande upphandlingar för kemikalier.

– När det blir för svåra krav, när det blir för tunn is för oss som företag, drar vi oss tillbaka. Det har vi gjort vid två till tre tillfällen under det senaste året, berättar Magnus Mattsson. Hans berättar att när hans företag SNF Nordic hamnat i situationen att de bedömt att affärsrisken eller arbetsbördan med anbudet blivit för stor så har han helt enkelt varit tvungen att skriva till den upphandlande kommunen att företaget inte kommer att lämna något slutgiltigt anbud.

Bo Blixt vill vara konstruktiv och undrar vem leverantörerna skulle behöva sitta ner med för att komma vidare.

– Då skulle man behöva ha ett bra underlag och titta på exempel på förfrågningsunderlag, skjuter Niklas Gunnar in.

– Vad är det som omöjliggör ett förfrågningsunderlag som ryms på ett A4, undrar Bo Blixt.

– Bara man kan rymma det som krävs enligt lagstiftningen, konstaterar Lars Ferbe.

– Man kanske måste bryta ner kemikalieupphandlingarna på polymer, fällningskemikalier, lut och så vidare, funderar Bo Blixt.

– Gör vi det idag, undrar Niklas Gunnar nyfiket.

Magnus Mattsson konstaterar torrt att det snarare går åt andra hållet.

– Vi fick nyligen en förfrågan där man slagit ihop vattenverkskemikalier med upphandling av några dunkar kemikalier till simhallen…

När vi rundar av diskussionen verkar alla nöjda med att samtalet kom till stånd och med att man kan få ut resonemangen till en bredare publik. Kanske det finns andra konstellationer och grupper där man kan föra samtalet längre och mer lösningsinriktat. Det finns ju bland annat regionala grupperingar på chefsnivå mellan olika VA-förvaltningar och bolag. Nu kanske bollen kommer i rullning.

Text: Erik Winnfors Wannberg

Fler bilder, faktarutor, tabeller, etc, kan finnas i den tryckta utgåvan av Cirkulation.